비지니스 영어 메일 인사부터 마무리까지
★ 매일매일 영어공부혼자하기
★ 매일매일 유용한 표현 찾아 익히기
★ 매일매일 큰 소리로 연습하기
★ 매일매일 전날 표현 다시 복습하기
저는 해외영업일을 오래하면서 영어로 비즈니스 이메일을 쓸 일이 많았었어요. 이슈에 따라서 내용은 늘 바뀌어도 큰 틀의 뼈대는 항상 비슷했던 것 같습니다. 반복적으로 자주 쓰이는 문장들도 많았고요. 처음에는 영어로 이메일을 쓰는 게 익숙치 않아서 이런저런 참고를 많이 했었는데요. 그 때를 생각하며 도움이 될만한 비지니스 영어 메일 기본 틀과 주요 표현을 정리해보았습니다.
1. 수신인 (Recipient)
수신인 표기는 상대방에 따라서 격식적인 톤, 비격식적인 톤 등 다양한데요.
Mr. Chris Lee 에게 메일을 보낸다고 가정하고 비격식부터 격식적인 톤을 순서대로 예를 보면,
수신자의 이름을 아는 경우
('비격식 → 격식' 순으로)
① Chris, (이름,)
② Hi Chris (Hi + 이름,)
③ Hello Chris, (Hello + 이름,)
④ Dear Chris, (Dear + 이름,)
⑤ Dear Mr. Lee, (Dear + 호칭. 성,)
⑥ Dear Mr. Chris Lee, (Dear + 호칭. 풀네임,)
⑦ Dear Chris Lee (Dear + 풀네임, → 성별 모를때)
와 같이 수신인을 표기할 수 있습니다. 제 개인적인 경험에는 편한게는 ②, 격식있게는 ⑤ 를 흔하게 쓰고 봤던거 같아요. 하지만, 격식과 비격식을 떠나 자신이 속한 조직 문화에 적합한 표현을 사용하는 게 중요한 것 같습니다.
수신자가 불분명한 경우
To whom it may concern: (전체메일)
Dear Sir/Madam, (이름을모를때)
2. 인사/시작멘트 (Greetings)
수신인을 밝힌 후 간단한 인사멘트 (감사인사 또는 안부인사) 로 메일을 시작합니다.
감사인사
연락주셔서 감사합니다
Thank you for contacting me.
신속한 답변 감사합니다
Thank you for your prompt reply.
답장주셔서 감사합니다
Thanks for getting back to me.
빨리 연락 주셔서 감사합니다
Thank you for responding so quickly.
저에게 연락주셔서 감사합니다
Thank you for reaching out to me.
안부인사
잘 지내고 계시길 바래요. (친분이 덜한 사이)
I hope this e-mail finds you well. ★★★
= I hope you are doing well.
= I hope you are well.
= I hope all is well.
좋은 하루/한주 보내고 계시길 바래요 (친분이 좀 있을때)
I hope you are having a great day.
I hope you are having a great week.
좋은 주말 보내셨길 바래요.
I hope you had a great weekend.
3. 이메일의 목적 말하기 (Subject)
인사는 간단히 언급하고 바로 본론으로, 혹은 인사도 생략 후 바로 본론으로 들어갑니다.
영어이메일은 쓸데없는 서론이 길면 안되고 핵심만 명료하게 하는 게 중요하더라구요.
...에 관해 묻고자 메일을 씁니다
I'm writing to enquire about ...
...에 관련하여 메일을 씁니다
I'm writing in reference to ...
...에 관련해 추가 정보를 요청하고자 메일을 씁니다
I'm writing to ask for further information about ...
예약을 하려고 메일을 씁니다
I'm wiritng to make a reservation.
4. 무언가에 대해 재촉/리마인드 하고 싶을 때 (Follow up)
지난 금요일 미팅과 관련해 확인차 연락 드립니다.
I just wanted to follow up on our meeting last Friday.
지난 주에 우리가 나눴던 대화에 대해 확인차 연락 드립니다.
I just wanted to follow up on our conversation from last week.
5. 조심스레 요청할 때
혹시 견적서를 보내주실 수 있는지요.
I was wondering if you could send us an estimate.
미팅에 참석하실 수 있는지 여쭤보고자 합니다
I was wondering if you could attend the meeting.
6. 중요 공지사항을 알려줄 때
이것은 의무적인 교육이라는 점 알아두세요
Please note that this is a mandatory training.
저희 사무실은 내일 휴무라는 걸 알아두세요
Please note that our office will be closed tomorrow.
7. "첨부파일을 확인해 주세요"
확인해달라는 표현으로 Check 보다는 See, Find 을 쓰는게 더 자연스럽습니다.
첨부된 파일을 확인해주세요
Please see the attached file. ★★
자세한 레포트는 첨부하였습니다
I've attached the detailed report.
첨부로 상세 레포트를 보냅니다
I am sending you the detailed report as an attachment.
요청하신 첨부의 파일 참고해주세요
Please find the attached file you requested.
8. "제게 알려주세요"
늦어도 금요일까지 알려주세요
Please let me know by Friday at the latest.
편하실 때 알려주세요
Please let me know at your earliest convenience.
결정하시는 데 도움될만한 제가 할 수 있는 일이 있다면 알려주세요.
Please let me know if there is anything I can do to help you make your decision.
제가 더 도울 수 있는 일이 있다면 알려주세요
Please let me know if I can be of further assistance.
(추가로) 궁금하신 점이 있다면 알려주세요
Please let me know if you have any (further) questions. ★★
9. 마무리멘트 (Closing)
답변 기다리겠습니다
I look forward to hearing from you. ★★
I am looking forward to hearing from you.
계속 정보를 알려주세요
Please keep me in the loop.
Please keep me posted.
(진행상황이) 어떻게 되는지 알려드릴게요.
I'll keep you posted.
(상대가 유용하다고 생각되는 자료를 송부하며) 도움이 되었으면 좋겠어요
I hope this helps.
(당장 답변은 어렵지만) 가능한 빨리 연락/회신 드리겠습니다
I'll get back to you as soon as I can.
협조에 감사드립니다
Thanks you for your cooperation. ★★
궁금한 사항이 있으시면 주저말고 알려주세요
If you have any questions, don't hesitate to let me know.
If you have any concerns, feel free to contact me.
10. 서명 + 이름
공식적이면서 가장 흔한 서명
Best regards,
Kind regards,
이름
상대방을 알고 있을 때 공식적인 서명
Sincerely,
Your sincerely,
이름
비공식적으로 캐쥬얼한 표현
Take care,
Thanks,
이름
어제 배운 표현 복습하러하기 ▼
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